Personal Data Protection Notice

  1. This Personal Data Notice (“Notice”) describes how Evyap Sabun Malaysia Sdn. Bhd. (“ESM”) (a private limited company incorporated under the laws of Malaysia with its place of business at Plo 70, Jalan Nibong 4, Tanjung Langsat Industrial Complex, 81700, Pasir Gudang, Johor, Malaysia) collects, processes, discloses and stores your Personal Data.
  1. By engaging ESM in any commercial transactions, or by disclosing your personal data to ESM, or by using the ESM website http://www.evyapoleo.com/Default.aspx (“Website”), you consent to the processing of your Personal Data (or sensitive personal data, if relevant) by ESM.
  1. In the event of any conflict between the English and other language versions, the English version shall prevail. ESM shall have the right to modify, update or amend the terms of this Notice at any time by placing the updated Notice on the Website. By continuing to communicate with ESM or by continuing to conduct commercial transactions with ESM following the modifications, updates or amendments to this Notice, this shall signify your acceptance of such modifications, updates or amendments.

Collection of Personal Data

  1. “Personal Data” means information about you which you have provided to ESM, such as your name, address, telephone number, passport number or national identity card registration number, email address, particulars of your spouse or family members and bank account information and any information which may identify you, your spouse or family members that has been or may be collected, stored, used and processed by ESM from time to time.
  1. In addition to the Personal Data you provide to ESM directly (i.e. during your communications with ESM, in any documents submitted to ESM, in any commercial transactions with ESM, and/or when you apply for any position or internship with ESM), ESM may also collect your Personal Data from a variety of sources, including without limitation at any events organised by ESM.
  1. The provision of your Personal Data is voluntary. However, if you do not provide your Personal Data, ESM may not be able to (i) communicate with you; (ii) enter into commercial transactions with you; or (iii) assess your suitability for employment/internship with ESM.
  1. Where applicable and relevant, you also give explicit consent to ESM to process any sensitive personal data such as religion, criminal background, medical history for employment purposes and engagement as agent, contractor, distributor and others.

Purposes of Processing

  1. ESM may use and process your Personal Data for the purposes relating to the services you have requested and for the business activities of ESM which shall include, without limitation:-
  • to enable you to be provided with products and services by ESM, and to enable ESM to conduct commercial transactions with you;
  • to communicate with you;
  • to respond to questions and comments from you;
  • for internal administrative purposes;
  • to provide information to regulatory and governmental authorities in order to comply with statutory and government requirements;
  • for ESM to comply with its obligations under law;
  • to access your suitability for employment or internship with ESM.

and you agree and consent to ESM using and processing your Personal Data in the manner as identified in this Notice.

  1. If you do not consent to ESM processing your Personal Data for the purposes listed in paragraph 4 above, please notify ESM using the contact details stated in paragraph 17 below.

Transfer of Personal Data

  1. As ESM’s information technology storage facilities and servers may be located in other jurisdictions, your Personal Data may be transferred to, stored, used and processed in a jurisdiction other than Malaysia. You understand and consent to the transfer and usage of your Personal Data out of Malaysia as described herein.

Disclosure to Third Parties

  1. ESM will not sell, disclose or lease your Personal Data to third parties unless we have your permission or are required by law.
  1. Where necessary in performing the Purposes of Processing, ESM may engage other companies, service providers or individuals to perform functions on ESM’s behalf, and consequently may provide access or disclose your Personal Data to the third parties such as those listed below (not exhaustive):
  • information technology (IT) service providers;
  • data entry service providers;
  • storage facility providers;
  • banks and financial institutions;
  • insurance providers;
  • any professional advisors and external auditors;
  • regulatory and governmental authorities in order to comply with statutory and government requirements;
  • ESM business partners, subsidiaries, and other affiliated entities (if relevant).

Retention Period

  1. Any Personal Data that ESM collect will be retained by ESM and/or any of the parties to whom any Personal Data has been disclosed to, for as long as necessary to fulfil the many different purposes outlined in this Notice in line with our internal retention policies or as required to satisfy legal, regulatory, taxation and/or accounting requirements or to protect ESM’s interests.


  1. ESM is committed to ensuring that your Personal Data is secure. We will protect your Personal Data in accordance with laws in Malaysia by implementing physical, electronic, technical and administrative procedures to safeguard and secure your Personal Data.

Accuracy and Updating of Personal Data

  1. When you provide your Personal Data to ESM, you undertake that all such information provided is accurate, complete and up-to-date. If there are changes to your Personal Data or if you believe that the Personal Data we have about you in inaccurate, incomplete, misleading or not up-to-date, please contact us, the details as stated below, so that we may take steps to update your Personal Data.
  1. ESM may decline to process requests that are unreasonably repetitive, require disproportionate technical effort, jeopardize the privacy of others, are extremely impractical, or for which access to correct the Personal Data is not otherwise required by local law.

Access & Correction Requests and Inquiries

  1. Subject to any exceptions under applicable laws, you may at any time hereafter request : (i) for access to your Personal Data (ii) for correction or rectification of your Personal Data;  (iii) to limit the processing of your Personal Data; or (iv) to seek further information from ESM regarding the processing of your Personal Data by contacting:-

Human Resources and Administration Manager

Email: [email protected]

Telephone No.: +607-252 7000   Facsimile No.: +607 252 0777

  1. In respect of your right to access and/or correct your Personal Data, ESM has the right to refuse your requests to access and/or make any correction to your Personal Data for the reasons permitted under law, such as where the expense of providing access to you is disproportionate to the risks to your privacy.

Notis Perlindungan Data Peribadi

  1. Notis Data Peribadi ini ("Notis") menerangkan bagaimana Evyap Sabun Malaysia Sdn. Bhd. (“ESM”) (satu syarikat sendirian berhad yang diperbadankan di bawah undang-undang Malaysia dengan alamat perniagaannya di Plo 70, Jalan Nibong 4, Tanjung Langsat Industrial Complex, 81700, Pasir Gudang, Johor, Malaysia) menggunakan Data Peribadi anda.
  1. Dengan menjalankan sebarang transaksi komersial dengan ESM, atau memberikan data peribadi kepada ESM atau dengan menggunakan laman web ESM di http://www.evyapoleo.com/Default.aspx ("Laman Web"), anda bersetuju dengan pemprosesan Data Peribadi (atau Data Peribadi Sensitif, jika relevan) anda oleh ESM.
  1. Jika berlaku sebarang percanggahan di antara versi Bahasa Inggeris dan versi bahasa lain, versi Bahasa Inggeris akan diguna pakai. ESM berhak untuk mengubahsuai, mengemaskini atau meminda terma-terma Notis ini pada bila-bila masa dengan meletakkan Notis yang dikemaskinikan di Laman web. Dengan terus berkomunikasi dengan ESM atau dengan terus menjalankan transaksi komersial dengan ESM berikutan pengubahsuaian, pengemaskinian atau pindaan kepada Notis ini ia hendaklah dianggap sebagai penerimaan anda terhadap pengubahsuaian, pengemaskinian atau pindaan tersebut.

Pengutipan Data Peribadi

  1. “Data Peribadi” bermaksud maklumat mengenai anda yang anda telah diberikan kepada ESM, seperti nama, alamat, nombor telefon, nombor paspot atau nombor kad pengenalan, alamat e-mel, butir-butir pasangan atau ahli-ahli keluarga anda dan maklumat bank akaun dan sebarang maklumat yang boleh mengenal pasti anda, pasangan atau ahli-ahli keluarga anda yang telah atau akan dikutip, disimpan, digunakan dan diproses oleh ESM dari semasa ke semasa.
  1. Sebagai tambahan kepada Data Peribadi yang anda berikan kepada ESM secara langsung (contohnya semasa anda berkomunikasi dengan ESM, dalam sebarang dokumen yang diberi kepada ESM, apabila anda menjalankan apa-apa transaksi komersial dengan ESM, dan/atau apabila anda memohon suatu jawatan pekerjaan atau internship dengan ESM), ESM juga mungkin mengutip Data Peribadi anda daripada pelbagai sumber, termasuk tetapi tidak terhad kepada sebarang acara yang diatur oleh ESM.
  1. Pemberian Data Peribadi anda adalah secara sukarela. Walau bagaimanapun, jika anda tidak berikan Data Peribadi anda, ESM mungkin tidak dapat i) berkomunikasi dengan anda; (ii) melakukan transaksi komersial dengan anda; dan/atau (iii) menilai kesesuaian anda untuk jawatan pekerjaan/internship dengan ESM.
  1. Di mana yang relevan, anda juga bersetuju secara terang bahawa ESM boleh memproses sebarang data peribadi sensitif seperti agama, latar belakang jenayah, sebarang record perubatan untuk tujuan pekerjaan dan perlantikan sebagai agen, kontraktor, pengedar ESM dan sebagainya.

Tujuan Pemprosesan

  1. ESM boleh menggunakan dan memproses Data Peribadi anda untuk tujuan berkaitan dengan perkhidmatan yang anda minta dan untuk aktiviti-aktiviti perniagaan ESM yang termasuk, tanpa had:-
  • Untuk membekalkan produk-produk dan servis-servis ESM kepada anda, dan untuk ESM menjalankan transaksi-transaksi komersial dengan anda;
  • Untuk berkomunikasi dengan anda;
  • Untuk menjawab soalan-soalan dan ulasan daripada anda;
  • Untuk tujuan pentadbiran dalaman;
  • Untuk memberi maklumat kepada pihak berkuasa kawal selia dan kerajaan bagi mematuhi syarat-syarat di bawah undang-undang dan kerajaan;
  • Untuk ESM mematuhi obligasinya di bawah undang-undang.
  • Untuk menilai kesesuaian anda untuk perkerjaan atau internship dengan ESM.

dan anda bersetuju dan mengizinkan ESM untuk menggunakan dan memproses Data Peribadi anda menurut cara sebagaimana yang dikenalpastikan dalam Notis ini. 

  1. Jika anda tidak bersetuju dengan ESM memproses Data Peribadi anda untuk tujuan yang disenaraikan dalam perrengan 4, sila maklum kepada ESM dengan menggunakan butiran hubungan yang dinyatakan dalam perrengan 17 di bawah.

Pemindahan Data Peribadi

  1. Oleh sebab kemudahan simpanan teknologi maklumat dan server mungkin terletak dalam bidang kuasa lain, Data Peribadi anda mungkin dipindahkan, disimpan, digunakan dan diproses dalam bidang kuasa selain daripada Malaysia. Anda memahami dan bersetuju untuk pemindahan dan penggunaan Data Peribadi anda keluar dari Malaysia sebagaimana yang diperihalkan di sini.

Pendedahan kepada Pihak Ketiga

  1. ESM tidak akan menjual, menzahirkan, atau menyewa keluar Data Peribadi anda kepada pihak-pihak ketiga kecuali di mana anda membenarkan atau yang diwajibkan oleh undang-undang.
  1. Di mana perlu demi Tujuan Pemprosesan, ESM boleh melantik syarikat-syarikat, penyedia-penyedia perkhidmatan atau individu-individu lain untuk melaksanakan fungsi bagi pihak ESM, dan sebagai akibat boleh menyediakan akses atau mendedahkan Data Peribadi anda kepada pihak-pihak ketiga sebagaimana yang disenaraikan di bawah (tidak terhad):
  • Penyedia-penyedia perkhidmatan teknologi maklumat (IT);
  • Penyedia-penyedia perkhidmatan kemasukan data;
  • Penyedia-penyedia kemudahan simpanan;
  • Bank dan institusi kewangan;
  • Penyedia-penyedia insurans;
  • Sebarang penasihat profesional dan juruaudit luar;
  • Pihak berkuasa kawal selia dan kerajaan bagi mematuhi syarat-syarat di bawah undang-undang dan kerajaan;
  • Perkongsi perniagaan ESM, subsidiari, dan entiti yang berkenaan dengan ESM (jika relevan).

Tempoh Penyimpanan

  1. Sebarang Data Peribadi yang dikumpul oleh ESM akan disimpan oleh ESM dan/atau mana-mana pihak yang di mana Data Peribadi teleh dizahirkan kepada, untuk tempoh masa yang selama-lamanya jikalau perlu untuk mencapai tujuan-tujuan yang dinyatakan dalam Notis ini yang selaras dengan polisi internal ESM atau sepertimana yang perlu untuk memuaskan keperluan dari segi undang-undang, regulatori, percukaian, dan/atau perakaunan atau untuk melindungi kepentingan ESM.


  1. ESM berkomit kepada memastikan bahawa Data Peribadi anda adalah selamat. Kami akan melindungi Data Peribadi anda menurut undang-undang Malaysia dengan melaksanakan prosedur dari segi fizikal, elektronikal, teknikal, dan administratif untuk melindungi Data Peribadi anda.

Ketepatan Dan Mengemaskini Data Peribadi

  1. Apabila anda memberikan Data Peribadi anda kepada ESM, anda mengaku bahawa semua maklumat yang diberikan adalah tepat, lengkap dan terkini. Sekiranya terdapat sebarang perubahan pada Data Peribadi anda atau jika anda percaya bahawa Data Peribadi yang kami ada mengenai anda adalah tidak tepat, tidak lengkap, mengelirukan atau tidak terkini, sila hubungi kami, butir-butirnya adalah seperti yang dinyatakan di bawah, supaya kami boleh mengambil langkah-langkah untuk mengemas kini Data Peribadi anda.
  1. ESM berhak menolak untuk memproses permintaan berulang-ulang yang tidak munasabah, memerlukan usaha teknikal yang tidak seimbang, menjejaskan privasi orang lain, sangat tidak praktikal, atau yang mana akses untuk membetulkan Data Peribadi tidak dikehendaki oleh undang-undang tempatan.

 Akses & Permohonan Pembetulan dan Pertanyaan

  1. Tertakluk kepada sebarang pengecualian di bawah undang-undang yang diguna pakai, anda boleh pada bila-bila masa selepas ini: (i) memohon akses kepada Data Peribadi anda; (ii) untuk pembaikan dan pembetulan Data Peribadi anda (iii) menghadkan pemprosesan Data Peribadi anda, atau (iv) memohon maklumat lanjut berkenaan pemprosesan Data Peribadi anda daripada ESM dengan menghubungi:-

Pengurus Sumber Kemanusiaan dan Administration

Emel: [email protected]

Telephone No.: +607-252 7000   Facsimile No.: +607 252 0777

  1. Berkenaan dengan hak anda untuk mengakses dan/atau membetulkan Data Peribadi anda, ESM berhak untuk menolak permohonan anda untuk mengakses dan/atau membuat sebarang pembetulan pada Data Peribadi anda atas alasan-alasan yang dibenarkan di bawah undang-undang, seperti apabila pemberian akses kepada adalah tidak seimbang dengan risiko kepada privasi anda.